Психология управления Text Lesson

Практика. Тема 2

Практический модуль позволяет руководителю выстроить управляемый и гибкий план дня, научиться отделять стратегически важные задачи от навязанной срочности, осознанно выделять время на развитие и снижать хаос, пожары и перегруз в работе.

Учебное время

30 Мин

Упражнение 1. «План дня без хаоса»

Цель: Научиться составлять план так, чтобы в нём не было хаоса, но была структура, гибкость и стратегичность.
Руководитель учится работать с разными типами времени: жёстким, гибким и «важным-несрочным».

Шаги

1. Разделите завтрашний день на два типа времени:

ЖЁСТКОЕ и ГИБКОЕ**
✔ Жёсткое время — то, что нельзя перенести:
• встречи,
• созвоны,
• дедлайны,
• обязательные процессы.
Оно фиксируется в календаре строго по часам.
✔ Гибкое время — то, что можно перемещать:
• подготовка,
• аналитика,
• работа с документами,
• развитие,
• письмо, которое можно отправить позже,
• задачи с широкими сроками.
Гибкое время позволяет спасать день, если что-то пошло не так.
Распределите:
30–40% — жёсткое
60–70% — гибкое.

2. Выделите «бюджет времени» под важное, но не срочное
Это ключевой принцип!
Важное-несрочное — это стратегические задачи:
• улучшение процессов,
• развитие сотрудников,
• обучение,
• здоровье,
• подготовка,
• долгосрочные проекты.
Задача: забронировать в календаре не менее 1 часа под важное-несрочное. Это называется бюджетирование времени — аналог финансов: если не заложить заранее, потом «не останется». Идеальный вариант — планировать это время в начале дня, пока мозг свежий

3. Используйте «горизонты планирования»
Для руководителя важно видеть не только завтра, но и:
• Горизонт 1: День — оперативные дела.
• Горизонт 2: Неделя — ключевые результаты и встречи.
• Горизонт 3: Месяц — стратегические блоки.
• Горизонт 4: Квартал/полгода — развитие, улучшения, проекты.
В задании: посмотрите на свой план на завтра через эти горизонты:
Что из завтрашних задач обеспечивает успех недели?
Что продвигает цели месяца или квартала?
Что из важных вещей я бы вообще не сделал, если не запланирую прямо сейчас?

4. Составьте план с буферными окнами
Добавьте два буферных окна по 20–30 минут:
• одно утром,
• одно ближе к концу дня.
Они нужны для:
• непредвиденных вопросов,
• задержек,
• срочных мини-задач,
• корректировок.
Буфер = антидот хаоса.

Упражнение 2. «Фильтр важности»

Цель: Научить руководителя отличать истинно важные задачи от навязанных срочностей и переключать фокус на дела, которые создают долгосрочный результат, а не только тушат текучку.
Что получит руководитель
Руководитель увидит, какие задачи реально продвигают отдел вперёд, а какие просто создают шум. Он научится осознанно выбирать приоритеты, планировать важное-несрочное и снижать количество «пожаров» в будущем, делая свою работу более предсказуемой и стратегичной.

Шаг 1. Возьмите текущий список задач на ближайшие 2–3 дня
Не идеальный список. Не «как должно быть». А реальный — со всеми мелочами, письмами, просьбами, задачами, которые уже лежат в планировщике. Это важно, потому что только работа с реальными задачами вскрывает настоящие перекосы.
Шаг 2. Разделите каждую задачу на 4 категории матрицы Эйзенхауэра
Матрица приоритетов помогает увидеть различие между «горит» и «двигает».
1. Важное и срочное Это задачи, которые нельзя откладывать: дедлайны, критические вопросы, срочные проблемы клиентов. Это надо сделать сейчас.
2. Важное, но НЕ срочное
Это ключевая зона эффективности:
• развитие,
• обучение,
• улучшение процессов,
• подготовка,
• планирование,
• здоровье,
• проверка качества,
• стратегические задачи и проекты
Это то, что создаёт будущее. Но именно эту зону люди чаще всего игнорируют.
3. Срочное, но не важное
Это навязанные срочности: звонки, просьбы, мелкие уточнения, чужие приоритеты. Они «кричат», но мало что изменяют в результате.
4. Не важное и не срочное
Информационный шум: проверка ленты, переписки, ритуальные действия, отвлекающие мелочи. Это можно исключать.

Шаг 3. Выберите 3 задачи из квадрата «важное, но не срочное»
Это самое ценное действие упражнения. Почему?
Потому что именно этот квадрат:
• снижает будущие пожары,
• уменьшает хаос,
• повышает качество,
• укрепляет систему,
• развивает команду,
• экономит время в масштабе недели и месяца.
Если делать только срочное — руководитель всё время «живёт сегодняшним днём». Если делать важное-несрочное — руководитель начинает создавать завтрашний день. Это и есть управление.

Шаг 4. Запланируйте в календарь конкретное время на выполнение этих задач
Главное правило: что не внесено в календарь — то не существует.
Почему нужно фиксировать время?
Потому что мозг:
• игнорирует важное, если нет срочности;
• склонен откладывать то, что требует размышления;
• постоянно переключается на «легкое» и «быстрое».
Но если задача стоит в календаре:
• она получает ресурс,
• она перестает быть абстрактной,
• она становится обязательством,
• и исчезает соблазн «занять это время чем-то срочным».

Важное условие:
Запланируйте выполнение этих задач:
• в первой половине дня,
• когда есть энергия и фокус,
• в отдельном блоке, без отвлечений.

Text Lessons

Лекция 1. Лидерство и руководство

Лекция 3. Стили управления

Практика. Тема 1